Предложение по построению системы коммуникаций, разработки и применения должностных инструкций для исключения конфликтных ситуаций

Эффективный стиль работы с документами позволяет обезопасить себя и своих коллег от ошибок.

Определить особенность работы с документами поможет данный опросник.

Прочитайте внимательно каждое из нижеприведенных суждений и оцените, насколько оно верно по отношению к Вам и Вашей работе. Над оценкой долго не задумывайтесь. В тесте не может быть правильных или неправильных ответов.

Оценки могут быть четырех видов:

1. совершенно справедливо;

2. пожалуй, справедливо;

. не совсем так;

. совершенно не так.

Содержание суждений:

Группа 1:

· Когда у меня полно неотложной работы, я часто откладываю новые бумаги в сторону

· Когда я не слишком загружен прочими делами, я обрабатываю большую часть бумаг сам

· Я сам разбираю корреспонденцию, потому что больше с ней никто не справится

Группа 2:

· Мне приходится преодолевать внутреннее сопротивление, когда я поручаю подчиненному подготовить за себя важный документ

· Большую часть документации по менее важным вопросам готовят мои подчиненные

· Я обращаюсь за помощью к другим только тогда, когда возможность служебных неприятностей становится весьма реальной

Группа 3:

· Меня раздражает, что приходится тратить время на бумажную рутину, и когда я занят, бумаги отодвигаю в сторону

· Я не считаю себя обязанным отвечать на каждую бумажку, адресованную мне

· Я не считаю, что объем и характер служебной переписки отражает успешность моей работы и мое положение в организации

Группа 4:

· Когда я сталкиваюсь с кризисной ситуацией, мне не хватает времени, чтобы зафиксировать ее в документах

· Лишь мысль о возможных неприятностях может заставить меня дописать служебный доклад

· Пока у меня есть более важные дела, я откладываю рутинную документацию в сторону

Этим ответам соответствуют четыре колонки, расположенные с правой стороны данного блока (соответствуют указанным вариантам ответов- 1, 2, 3, 4). Свою оценку суждения отметьте в соответствующей колонке.

Обработка результатов тестирования

Подсчитать набранные очки: за каждый ответ «совершенно верно» полагается 3 очка, за каждый ответ «пожалуй, верно» - 2 очка, за каждый ответ «не совсем верно» -1 очко, за каждый ответ «совершенно неверно» - 0 очков. Суммировать очки нужно по четырем группам ответов.

Если по первой группе набрано 7 и более очков, то сотрудник, скорее всего, «суперисполнитель», а потому склонен делать сам большую, чем необходимо, долю бумажной работы, недогружая своих подчиненных. Если он к тому же набрал немало очков (5 и более) по четвертой группе, значит, что его репутация и карьера - под угрозой. Правда, кое-кому из высшего начальства нравится его постоянная занятость, но ярлык «истого служаки» отнюдь не гарантирует продвижения по службе и уважения коллег и подчиненных.

Если по второй группе набрано 7 и более очков. Конечно, делегирование обязанностей - одно из важнейших правил современной науки управления. Оно может значительно облегчить этому сотруднику работу, естественно, если делегировать правильно. Между тем многие подобные руководители, увлекаясь делегированием, забывают о необходимости постоянно учить и контролировать тех, кому они передают те или иные задания. Это нередко ставит под удар их самих. Ведь в конечном счете за все несет ответственность руководитель. Конечно, ошибаясь и ушибаясь, сотрудник постепенно овладеет искусством делегирования, но лучше сократить болезненный путь, проштудировав литературу по вопросам управления.

Если по третьей группе набрано 7 и более очков, значит, сотруднику присущи черты «антибюрократа» и он склонен игнорировать важность бумажной работы. Такие привычки могут дорого обойтись, если в организации объем бумажной работы велик и ей придается большое значение. Поэтому сотруднику стоит либо пересмотреть свое отношение к «бумажкам», либо поискать себе место в организации, где бумажной работы меньше.