Разработка системы контроля деятельности

Контроль является фундаментом процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля: фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в организации.

Организационный контроль определяется как систематический процесс, посредством которого менеджеры регулируют деятельность организации, обеспечивая ее соответствие планам, целям и нормативным показателям.

Выделяют следующие виды управленческого контроля.

Предварительный контроль, в ООО "Артекс" состоит в проверке качества входящих ресурсов и позволяет предотвратить возникновение проблем при выполнении организацией стоящих перед ней задач. Предварительный контроль призван идентифицировать и предотвратить отклонения прежде, чем они могут возникнуть. Три основных направления: проверка соответствия управленческой системы; проверка готовности персонала; проверка состояния материальных и финансовых ресурсов. Предварительный контроль уместен при подборе и найме новых работников.

Человеческие ресурсы: При подборе и найме новых сотрудников предварительный контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей. В магазине "Артекс" основными средствами предварительного контроля в области найма работников является: установление минимально допустимого стажа работы в данной области, проведение тестов и собеседований с целью определения профессиональной пригодности и психологических качеств нанимаемого работника.

Финансовые ресурсы: Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов в магазине является бюджет (текущий финансовый план.), который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.

Текущий контроль состоит в мониторинге текущей деятельности сотрудников организации, направленном на проверку: соблюдения ими принятых стандартов качества. Сопутствующий контроль является наиболее общей формой контроля, призванной оценивать текущую производственную деятельность. В его основе - нормативные показатели, правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников.2 формы: стратегический (эффективность использования ресурсов фирмы с точки зрения ее конечных целей), оперативный (направлен на текущую производственную и хозяйственную деятельность фирмы). Для осуществления текущего контроля деятельности магазина используется специальная компьютерная система, позволяющая осуществлять учет материальных запасов, прослеживать объем продаж, использование материалов при оказании услуг, использование оборудования и т.д. Данные будут поступают на центральный компьютер главного бухгалтера, а затем использоваться им для прогнозирования и принятия решений относительно дополнительных закупок, планового ремонта (амортизации) и т.д.

В магазине "Артекс" Заключительный контроль проводится сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные результаты сравниваются с требуемыми.