Проектная деятельность учреждений культуры в контексте реализации государственной культурной политики: теоретический аспект

Процессы анализа включают анализ плана и анализ исполнения проекта. Анализ плана должен выявить, удовлетворяет ли составленный план исполнения проекта требованиям, предъявляемым к проекту, и ожиданиям его участников. Он выражается в оценке показателей плана командой и другими участниками проекта. На стадии планирования результатом анализа может стать принятие решения об изменении начальных условий и составлении новой версии плана либо разработанной версии в качестве базового плана проекта, который в дальнейшем составит основу для измерения исполнения.

В ходе анализа исполнения оцениваются состояние и прогноз успешности исполнения проекта согласно критериям и ограничениям, определенным на стадии планирования. В силу уникальности проектов эти критерии не являются универсальными, но для большинства проектов в число основных ограничений и критериев успеха входят цели, сроки, качество и стоимость работ проекта. При отрицательном прогнозе принимается решение о корректирующем воздействии, способы которого определяются в процессе управления изменениями [41].

Процессы анализа Калякина А.В. подразделяет на основные и вспомогательные. К основным процессам относятся те процессы, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта:

анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта запланированным;

анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта запланированным;

анализ качества - мониторинг результатов с целью проверки их соответствия приняты м стандартам качества и определения путей устранения причин, при водящих к получению нежелательных результатов в исполнении качества проекта;

подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и др.).

Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта, они включают:

оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта;

анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям.

В результате анализа принимается решение руководителем о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану или определяется необходимость применения корректирующего воздействия [22].

Заключающим этапом проектной деятельности является - завершение проекта.

Говоря о этом этапе проекта в своей книге "Новый проект. Идея, реализация, проблемы и перспективы" Веревкин А. В. дает определение завершению проекта. Завершение

- период достижения конечных целей, подведения итогов, разрешения конфликтов и закрытия проекта. Главной задачей завершения проекта является консолидация всех знаний и полученных навыков, собранных в ходе реализации.

На стадии завершения следует убедиться в том, что все работы выполнены. Для этого планируются и реализуются контрольные мероприятия, проводится анализ, составляется перечень невыполненных работ, осуществляется детальное планирование их выполнения, организуются оперативные совещания. Многие руководители проектов создают отдельную группу специалистов, в задачу которых входит выявление и завершение оставшихся работ.

После логического завершения всех мероприятий заявитель оценивает результаты проекта, составляет отчет о завершении проекта и итоговый финансовый документ.

В отчете о завершении проекта приводится конечный результат деятельности по проекту. Он включает итоговые версии всех основных окончательных результатов: представление и область охвата, функциональные спецификации и пр. Проектная группа и заказчик могут использовать этот отчет как краткую справку о проделанной работе и основу для дальнейших проектов. Качество заполняемого отчета свидетельствует о том, насколько участники проекта прониклись идеей и какие сделаны выводы. Отчет должен включать все интересные аспекты проекта, а также позитивный и негативный опыт. Полученные знания должны быть документально оформлены для дальнейшего распространения среди других сообществ и заинтересованных партнерских организаций [5].