Отдел кадров

Такое подразделение в структуре торгового предприятия, безусловно, важно. Оно обеспечивает, и правильное ведение документации по кадровым вопросам и обеспечивает контроль за управлением персоналом на местах.

Кадровое делопроизводство - это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.

Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Оно предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам:

. прием на работу,

. увольнение,

. перевод,

. перемещение,

. совместительство,

. временный перевод для замещения отсутствующего работника,

. поощрение,

. взыскание,

. предоставление отпуска,

. командирование,

. аттестация и т.п.

Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекции труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкциях. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

Документация отдела кадров

Среди огромного количества кадровой документации особое значение имеет документация по личному составу. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического наблюдения (N П-4) "Сведения о численности, заработной плате и движении работников". (Постановление Госкомстата РФ - от 1 декабря 2003 г. N 105, "Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения"). Не меньшую важность представляет и то, что кадровая документация по личному составу представляется всеми юридическими лицами - коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности.

К кадровой документации по личному составу относятся:

. Трудовые договоры (контракты).

. Приказы по личному составу.

. Личные дела.

. Личные карточки (форма Т-2).

. Лицевые счета по зарплате.

Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:

. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

. Журнал учета приказов по основной деятельности.

. Журнал учета приказов по личному составу.

. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.

. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.

. Журнал учета отпусков.

. Журнал учета личных карточек Т-2.

. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.

. Журнал учета мероприятий по контролю.

. Журнал учета командировок.

. Журнал учета командировочных удостоверений.

. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.

. Журнал учета медицинских осмотров.

Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.

Личная карточка

Личная карточка - это основной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75 лет и при ликвидации организации сдается в архив вместе с приказами и лицевыми счетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовых книжек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан дать расписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работника в одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержит следующие разделы:

Общие сведения.

Сведения о воинском учете.

Прием на работу и переводы на другую работу.

Аттестация.

Повышение квалификации.

Профессиональная переподготовка.

Поощрение и награды.

Отпуск.

Социальные льготы.

Дополнительные сведения.