Информационное обеспечение является одним из ключевых факторов эффективности процесса планирования

В РКК заносится информация о любых действиях, производимых над документом, например, последовательность передачи документа между исполнителями. Это позволяет снизить вероятность его утери. Регистрационно-контрольная карточка или ее дубликат (контрольная форма) служит техническим средством контроля исполнения, который в отечественной системе делопроизводства является стимулом для своевременного исполнения документа. Его осуществляют служба ДОУ или любой назначенный руководством сотрудник. Зачастую, они не принимают участия в исполнении контролируемого ими документа и не разбираются в той области деятельности, которую затрагивает документ. То есть контролирующие органы осуществляют формальный контроль сроков исполнения. Контрольные формы группируются в специальные картотеки. При этом, независимо от того, является ли документ внутренним, входящим или исходящим, документы в таких картотеках классифицируются по срокам исполнения.

Независимо от места контрольной службы в структуре организации, информация о результатах контроля исполнения конкретных документов направляется руководителям, установившим необходимость контроля. Таким образом, работа контролера сводится к периодическому просмотру контрольных форм, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о нарушении сроков.

Можно сделать вывод о том, что, принципиально, систему делопроизводства составляют три субъекта:

. Руководитель. Функция руководителя состоит в принятии управленческих решений и организации работы сотрудников для достижения главных целей предприятия. Руководитель использует документы как источник информации для принятия управленческих решений и средство для организации функционирования предприятия. Типичная роль руководителя по отношению к работе с документами - инициатор документооборота.

. Сотрудник (исполнитель). Главным для него является решение конкретных задач, входящих в круг основных обязанностей. В части работы с документами занимается подготовкой, оформлением, согласованием документов, порождаемых выполнением этих задач или сопутствующих ему. То есть основные работы с документами, проводимые исполнителем, связаны с документированием. Кроме этого, исполнитель является участником документооборота.

. Служба ДОУ. Главной для службы является работа с документами, что определяет ее функции и задачи. Она обеспечивает функционирование системы делопроизводства, в частности подсистемы документооборота, то есть организует движение и хранение информации - создает информационную систему предприятия. Интересно, что, зачастую, именно данное подразделение, уполномоченное вести контроль исполнения документов, обеспечивает для исполнителя - связь с его руководителем, для руководителя - одну из его функций по управлению. То есть в отечественной системе делопроизводства исполнитель при решении своей профессиональной задачи должен взаимодействовать и с службой ДОУ. Это составляет особенность российского делопроизводства и определяет различия в организации работы с документами в России и на Западе.

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. Документы сначала докладываются руководителю, который формирует соответствующее управленческое решение, отражаемое в резолюции. Это решение постепенно спускается по инстанциям - до конкретных исполнителей все более легализируясь. Исполнение документа связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. Любое действие над документом фиксируется соответствующими службами и сотрудниками путем внесения записей в его регистрационную карточку или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до списания документа в архив. Когда возникает необходимость о получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, находятся соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов).

Западный подход к управлению документами характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, входящий документ без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. При такой организации централизованно отследить обработку документов еще сложнее, однако этой необходимости не возникает, поскольку выполнение функций регистрации и контроля исполнения доверено сотруднику, который самостоятельно заботится о хранении, организации эффективной информационно-поисковой системы для обеспечения доступности направляемых ему документов, а также их защите.