Информационное обеспечение является одним из ключевых факторов эффективности процесса планирования

Западный служащий оперирует вопросами, проблемами. Он решает конкретную задачу, в соответствие которой может быть поставлена совокупность документов. Спектр задач определяется полномочиями сотрудника и четко известен. Ответственность за работу сотрудника со своими документами лежит только на нем. Автоматизация работы с документами также имеет свою специфику. Она осуществляется относительно конкретного сотрудника и состоит в автоматизации его рабочего места. Единая система управления документами строится, таким образом, из "кирпичиков" автоматизированных рабочих мест, созданных на основе программной системы управления документами, обеспечивающей всем пользователям единую идеологию работы с документами и одинаковый интерфейс.

В России делопроизводство - это целая система, регламентирующая работу с документами, поэтому документу, вообще, придается большее значение. Отличительными особенностями российской модели, как уже отмечалось, являются обязательность регистрации документов и распределенный контроль исполнения. Первая особенность определяет возникновение двух информационных потоков при исполнении документа. Первый поток связан с движением информации, зафиксированной в документе, который проходит по этапам своего жизненного цикла: регистрируется в службе ДОУ, направляется руководителю для вынесения резолюции, поступает исполнителям, списывается в дело и др.

Второй поток включает информацию о том, что происходит с документом в течение его жизненного цикла и связан с регистрационной карточкой, в которую вносятся: значения реквизитов, запись о вынесении резолюции, данные по исполнению документа, запись о списании документа в дело и т.д. Фиксация информации в РКК позволяет снизить вероятность утери документа.

Теоретически оба потока должны протекать параллельно, то есть при осуществлении любого действия над документом (первый поток) информация об этом должна синхронно вноситься в его РКК (второй поток). Практически такая одновременность труднодостижима и регистрационная карточка, как правило, отражает историю документа, а не то, что с ним происходит в настоящий момент.

В связи с усложнением процедуры обработки документов возникает ряд проблем. Одна из них - противоречие между контролем исполнения и процессом исполнения документов. Контроль исполнения осуществляется по формальным признакам и проводится централизованно. Исполнение документа - это процесс децентрализованный по сути, поскольку он, зачастую, содержит элемент творчества, то есть процесс исполнения формализовать нельзя. При этом, в промежутках между контрольными сроками, только исполнителю известно, что происходит с документом. Ситуация осложняется, если документ "путешествует" по подразделениям предприятия или передается между сотрудниками одного подразделения. Добавляется проблема фиксации информации в РКК документа и регистрационных журналах подразделений. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в организации в реальном масштабе времени, ведь это требует огромных трудозатрат на оперативное сведение соответствующей информации.

Недостатки делопроизводства могут быть связаны с пренебрежением требованиями и рекомендациями государственных органов, занимающихся исследованиями в области организации работы с документами. С другой стороны, "сфера документации в современных условиях страдает многими недостатками, которые выражаются в невысоком качестве работы с документами, несовершенстве действующей системы управления документацией, отставании документоведческих разработок нормативного и методического характера от темпов развития информационных технологий, отсутствии единых требований к документообороту по "вертикали" и "горизонтали" государственного управления.

Некоторые ограничения эффективности традиционного делопроизводства заложены в самой природе носителя информации - бумажном документе. Отмечаются следующие проблемы, связанные с использованием бумажных документов:

. Экспоненциальный рост количества бумажных документов. Выше были приведены причины этого роста.

. Трудности поиска необходимых документов. По оценкам специалистов на поиск затрачивается до 30% рабочего времени сотрудников учреждения, при этом гарантия нахождения нужного документа отсутствует, до 10% документов теряются безвозвратно и создаются заново. Трудности поиска порождают проблему дублированности документов там, где это не является необходимым.