Порядок оформления поощрений
В подсистему "Документация по оформлению поощрений" Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД) включены следующие унифицированные формы:
докладная записка о поощрении;
- представление о поощрении;
приказ о поощрении (для одного мотива поощрения);
приказ о поощрении (для разных мотивов поощрения);
распоряжение о поощрении (для одного мотива поощрения);
распоряжение о поощрении (для разных мотивов поощрения).
Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь виды поощрений работников за труд определяются коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.
Традиционными видами поощрений являются объявление благодарности, выдача денежной премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в книгу почета или на доску почета.
К документам, являющимся основанием для издания распорядительного документа о поощрении, относятся, как правило, докладные записки и представления.
Докладная записка - это документ информационного характера, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка о поощрении - одна из разновидностей докладных записок. Докладные записки могут иметь различное функциональное назначение и составляться как по вопросам основной деятельности, так и по личному составу (о переводе на другую работу, о поощрении, о нарушении трудовой дисциплины, о командировании).
При подготовке и оформлении докладной записки следует руководствоваться требованиями Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. Указанными документами установлен перечень реквизитов, применяемых при подготовке докладной записки, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.
Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой (вводной) части излагается состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ. Во второй части докладной записки излагаются выводы и предложения.
Представление - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава. Как и докладная записка, оно является одним из документов, на основании которых руководителем принимается решение и издается распорядительный документ о поощрении работника.
В отличие от докладной записки, которая может составляться по разным вопросам, представление всегда предполагает поощрение сотрудника в той или иной форме. Представления о поощрении обычно оформляются в случае награждения работника или повышения его в должности, докладные записки - при объявлении благодарности и премировании.
поощрение трудовая дисциплина стимулирование
Представление готовится, как правило, руководителем структурного подразделения (начальником отдела, управления, цеха и т.п.) и подается на имя руководителя организации.
Представление как вид документа относится к системе организационно-распорядительной документации и оформляется по тем же правилам, что и докладная записка.
Приказы о поощрении оформляются на общем бланке организации. Проекты этих приказов проходят все необходимые стадии подготовки и внутреннего согласования (визирования) и в этом плане не отличаются от других приказов по личному составу. Вместе с тем, структура текстов приказов может варьироваться в зависимости от мотива поощрения. Указание на мотив поощрения или цель командировки является одной из особенностей текстов этих видов приказов.
Согласно ст. 196 Трудового кодекса Республики Беларусь
к работникам могут применяться виды поощрений, предусмотренные коллективным договором, соглашением или правилами внутреннего трудового распорядка, а также уставами и положениями о дисциплине.
Традиционными видами поощрений являются:
· объявление благодарности,
· выдача денежной премии,
· награждение ценным подарком,
· награждение Почетной грамотой,
· занесение в Книгу почета или на Доску почета.
В качестве поощрения может применяться и повышение работника в должности.
Формулировки мотивов поощрения, применяемые в приказах, могут быть самыми разнообразными в зависимости от конкретной ситуации, например: "За перевыполнение в III квартале 2001 г. плановых заданий", "За длительную и добросовестную работу и в связи с 50-летием со дня рождения", "За успешную подготовку и проведение научно-практической конференции "Роль и значение документа в управленческом процессе" и т.п.
