Выбор ERP-системы для внедрения
Любое ERP-решение это, в первую очередь, инструмент для принятия решений. На основании чего принимают решения? На основании отчетов. Вот значит, и один из видов критериев - отчетность. Система должна давать полноценные отчеты о деятельности компании, которыми являются, например "Прибыли и убытки", "Движение денежных средств", "Баланс", и многие другие управленческие отчеты. Если эти отчеты будут отражать реальную картину положения дел, то будет очень легко разобраться в проблемах компании, а также появится возможность влиять на ситуацию. Отчеты обязаны предоставлять не только цифры, но и инструменты для их анализа. Главное, чтобы была возможность все цифры проверить непосредственно из отчета, т.е. каждую цифру детализировать вплоть до первичных данных непосредственно из отчета. Иначе не будет уверенности в достоверности данных. Отчетность должна быть прозрачной. Помимо всего вышеперечисленного, отчетность должна отражать основные аспекты деятельности компании, быть простой и понятной. Она должна полностью и автоматически собираться ERP-системой. Если данные в отчетность о деятельности компании попадают со стороны, через процедуру экспорта/импорта или, что еще хуже, вручную, то кто-то в компании должен постоянно этим заниматься (поддерживать формат, изменения и проч.), а значит тратить время и деньги. Идеальный вариант - когда вся деятельность компании осуществляется в ERP-системе и уже на базе этих данных система сама строит отчетность.
Важно не только знать показатели деятельности, но и иметь возможность анализировать их динамику и структуру. Показатели нужны не просто для того, чтобы на них смотреть, а для того, чтобы на основе их анализа принимать решения, способные эти показатели изменить. Одно дело, что дебиторская задолженность клиентов в этом месяце составляет 1 млн. руб., и совсем другое, когда видно, что в начале года она была 2 млн. руб., а затем плавно снижалась. Значит решения, которые принимаются по ее снижению, работают.
Особую ценность имеет не только динамика изменения показателей деятельности компании, но и структура этих показателей. То есть, не плохо было бы иметь возможность оценить "удельный вес" каждой составляющей (товаров, клиентов, менеджеров, контрактов и др.) в различных показателях. Это позволит принимать действенные меры по оптимизации взаимоотношений с клиентами и коррекции товарного ассортимента. Зная клиентов "лидеров" и "аутсайдеров", появляется возможность принимать решения по точечным мероприятиям для улучшения ситуации или ее удержания. То же самое касается и товаров. В этой сфере можно сделать множество интересных наблюдений: часто бывает, что товары, которые приносят больше всего прибыли, регулярно отсутствуют на складе и, наоборот, на складе лежат товары, которые прибыли не приносят.
Оперативная отчетность должна позволять проводить мониторинг бизнес-процессов. Простой пример - клиент заказал товар. В рамках этой поставки существует масса параметров, которые нужно контролировать и принимать незамедлительные меры по исправлению ситуации, в случае, если что-то пойдет не так. Для того, чтобы вовремя поставить товар клиенту, необходимо, чтобы логисты вовремя заказали его у поставщика, поставщик вовремя выставил счет, компания его вовремя оплатила, поставщик вовремя отправил груз и т.д. И все эти параметры необходимо постоянно отслеживать, в противном случае проблем не избежать. И именно ERP-система должна позволять вам это делать. Имея в арсенале подобную систему, становится возможным постоянно улучшать качество работы компании.
Важнейший момент - сквозной учет. Система должна позволять учитывать товар насквозь, по всем нужным параметрам. Что это означает? Это означает, что должна сделать возможным прослеживание истории любой отгрузки. Товар был отгружен клиенту, а система должна показать из какой партии эта отгрузка, кто поставщик и где находятся остальные части партии. Без такой системы не будет возможным получение правильного формирования счетов-фактур в разрезе грузовой таможенной декларации (ГТД), потому что если в отгрузке присутствует один и тот же товар, но из разных партий (товар закуплен у разных поставщиков), то в счете-фактуре товар должен быть разбит на разные строки, поскольку ГТД у них разная.
Выше уже описаны принципы работы ERP-систем, теперь же пришло время для описания функционала, которого стоит ожидать.
