Выбор ERP-системы для внедрения
С производством все достаточно индивидуально, поскольку в каждом производственном бизнесе есть свои особенности, которые сформулировать весьма сложно. Но, по крайней мере, программный продукт должен позволять проводить объемно-календарное планирование, формировать сменные задания, учитывать сырье, формировать себестоимость изделий, настраивать маршруты изделий. Остальные функциональные возможности необходимо изучать индивидуально и внимательно по каждому случаю.
Управление кадрами - это не просто список сотрудников, это и структура компании, ее штатное расписание, всевозможные приказы, отчеты, трудовые договора и т.д. Ну и, конечно же, зарплата, алгоритмы которой, часто принимают такие причудливые формы, что, кажется, это вообще невозможно автоматизировать. Самым сложным в алгоритмах расчета зарплаты является расчет премий сотрудникам, и здесь система должна позволять настраивать автоматический расчет премий для различных сотрудников на основе различных финансовых показателей. Иными словами, одни сотрудники должны получать 10% от прибыли (или от выручки) по определенной группе товарных позиций при выполнении плана (или без плана), а другие 15%.система это не только программа, это и дисциплина и закон. Это отсутствие двойных стандартов, это жесткие правила которые должны соблюдать все сотрудники компании до единого. Только тогда будет толк от внедрения, бизнес станет прозрачным, понятным и управляемым. Только тогда руководство получит качественные инструменты для принятия решений. Если они есть, конечно, во внедряемой ERP-системе.
Вот несколько четких и ясных правил, которые просто обязаны быть соблюдены при внедрении ERP-системы.
Каждый отвечает за свои данные и сам их заносит. Не должно быть ситуации, когда в реальности некую информацию порождает один сотрудник, а в систему эти данные заносит другой. Такого просто не должно быть никогда!
Жизнь знает немало примеров компаний, в которых менеджеры ленились заносить в систему счета своим клиентам. Это за них делали их помощники. И превращалось это в безумие. Менеджер, в лучшем случае по e-mail, а в худшем на лету, сообщал помощнику о том, что такому-то клиенту нужно выписать счет на такой-то товар. Но проблема в том, что менеджер считает, что этот клиент и этот товар называются определенным образом, а в системе это занесено несколько иначе. В результате помощник после нескольких часов разбирательств выписывает таки счет. Но не тому клиенту и не на тот товар. Просто потому, что в базе несколько похожих названий, и клиентов, и товаров, а менеджер не уточнил. Клиент звонит менеджеру, менеджер звонит помощнику, тот исправляет, но опять - неточность. На выписку счета уходит 5 звонков и полдня работы нескольких людей. Руководителю компании был задан вопрос, почему он не прекратит эту порочную практику. На что был получен ответ: "менеджеры очень занятые люди и им некогда самим выписывать счета". Думаю, любой разумный человек поймет, что это бред. Менеджер сам выпишет счет за 5 минут и там все будет правильно. И клиент не будет нервничать, и никто не потеряет время.
Приходовать и списывать товар со склада должен только один человек. Кладовщик, сам, своими руками. Если товар на склад приходует (списывает) кто-то другой что рано или поздно, возникнет проблема, когда остатки товара, которые показывает программа, и реальные остатки просто не будут сходиться. Если бюджета не хватает на то, чтобы нанять кладовщика, то о никакой ERP-системе и речи быть не может.
Принимать, списывать деньги из кассы должен кассир и больше никто. То есть тот, кто сидит и принимает в реальной жизни эти деньги. В противном случае возникнет проблема, как с кладовщиком.
В компании должно присутствовать четкое разделение полномочий. Менеджер по закупкам никогда не должен заносить счета клиентам. Это должны делать менеджеры по продажам. Более того, менеджер по закупкам даже общаться с клиентами не должен. У клиента должен быть один человек в вашей компании, который занимается его проблемами. Это менеджер по продажам, иными словами, продавец
Каждый должен отвечать за свой участок. Менеджер по продажам должен работать с клиентами и заносить в систему соответствующую информацию. Менеджер по закупкам должен работать с поставщиками и заносить соответствующую информацию. Кладовщик должен приходовать/списывать товар со склада, кассир принимать/выдавать деньги, бухгалтер импортировать банк и т.д.
