Разработка новой организационной структуры предприятия на основе дивизиональной системы управления

Также в соответствии с четвертым этапом алгоритма устанавливаются сферы компетенции структурных подразделений и должностных лиц по согласованию договора. Обязательное согласование.

Юридический отдел правления проектами - соответствие договора действующему законодательству, исключение (снижение) юридических, правовых рисков для защиты интересов Холдинга.

Финансово-кредитный отдел Управления проектами, экономисты в бизнес-проектах - экономическая целесообразность, соответствие планам реализации, финансовым возможностям Холдинга, рыночным ценам, обоснованность размеров затрат, последующих налоговых выплат.

Бухгалтера в бизнес-проектах и бухгалтерско-аналитический отдел Управления проектами - порядок, условия оплаты, реквизиты, налоговые аспекты.

Группа контроля и аудита - производственная необходимость заключения договора, соответствие инвестиционному плану и инвестиционному бюджету Холдинга.

Планово-технический отдел ООО «СтройВек» - обоснованность производственных затрат, технических условий, стоимости СМР, применяемых расценок, отражение существенных производственных, транспортных, складских условий.

Заместитель финансового директора по внутреннему контролю и экспертизе - оценка и экспертиза проекта договора (при наличии заявки Руководства), контроль и визирование от Управления проектами, за исключением финансовых, имущественных, инвестиционных договоров, а также документов с платежами свыше 100 000 руб.

Генеральный директор ООО «Управление» - общая оценка проекта договора, договоры финансовые, имущественные, инвестиционные, а также документы с платежами свыше 100 000 (сто тысяч рублей), функция контроля, визирование от Финансового управления.

Аудитор - предварительная аудиторская оценка, в том числе налоговых последствий, по поручению Финансового директора.

Рассмотрим пятый этап алгоритма - Подписание договора.

5.1. Инициатор договора обязан приложить к проекту договора, поступившего от внешних контрагентов до момента его подписания Руководством, следующие документы: копию доверенности уполномоченного лица контрагента, подписывающего договор (при необходимости); копию Устава; копию решения о назначении единоличного исполнительного органа; копию свидетельства о внесении в ЕГРЮЛ (ЕГРИП - для индивидуальных предпринимателей); копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (присвоении ИНН); копию паспорта (для индивидуальных предпринимателей); приложения к договору (если они подписываются одновременно с договором).

При первичном заключении договора с контрагентом, инициатор уведомляет ООБ о необходимости внесения указанных документов в единый банк копий Уставных документов контрагентов.

5.2. Договор, прошедший согласование в необходимом количестве экземпляров, включая первоначальный вариант, с листом согласования и замечаниями (при их наличии), ДОБ представляет на подписание Генеральному директору соответствующего юридического лица.

.3. Подпись Генерального директора заверяется печатью юридического лица.

.4. Внесение любых изменений, дополнений в договор, расторжение (прекращение) договора осуществляется на основании служебной записки Инициатора, согласованной с руководителем подразделения.

.5. Внесение изменений путем исправления подписанного экземпляра договора, за исключением случаев исправления технических ошибок (не влияющих на содержание документа), не допускается.

Рассмотрим шестой и седьмой этапы алгоритма - регистрация, хранение и учет договоров.

6.1. Все экземпляры подписанного обеими сторонами Договора с приложениями и иными документами, на которые в Договоре имеется ссылка, подлежат регистрации в Реестре регистрации договоров.

.2. Договоры, имеющие нумерацию контрагентов, регистрируются путем присвоения им через дробь регистрационного номера согласно Реестра регистрации договоров.

6.3. На Инициатора возлагается обязанность передачи контрагентам их экземпляров заключенных договоров. При необходимости, почтовую рассылку (курьерскую передачу контрагентам) экземпляров договоров осуществляет ООБ.

.4. Подлинный экземпляр Договора, со всеми приложениями, ООБ передает для хранения Руководителю группы контроля и аудита. Копию Договора со всеми приложениями, ООБ передает Главному бухгалтеру бизнес-проекта, заключившего Договор. Хранение подлинного экземпляра заключенного договора осуществляется Руководителем группы контроля и аудита.

6.5. ООБ делает дополнительно две рабочие копии заключенного Договора. Одну передает в экономисту соответствующего бизнес-проекта, организует хранение и оперативный доступ к второй копии Договора.

Рассмотрим наименование подразделений по обязательному согласованию заключения договоров в зависимости от вида договора (Таблица 2.4).

Таблица 2.4. Обязательное согласование