Разработка новой организационной структуры предприятия на основе дивизиональной системы управления

1.3. Оформленная Инициатором Заявка передается в ООБ для регистрации и формирования Листа согласования, Заявка передается секретарём в Юридический департамент под роспись. Приоритет Заявки с «текущая» на «срочно» определяется визой Руководства по представлению непосредственного руководителя Инициатора .

.4. При проведении согласования проекта договора, подготовленного Инициатором или представленного контрагентом, выполняется порядок действий, предусмотренный пунктами 4, 5, 6, и 7, указанными выше. Проект передается в ООБ для оформления Листа согласования. Инициатором в обязательном порядке предоставляется электронная версия проекта договора.

Рассмотрим второй этап алгоритма - Подготовка проекта договора:

2.1. На основании представленной Заявки сотрудники Юридического департамента готовят проект договора.

2.2. Сроки подготовки проекта договора:

по заявке с грифом «срочно» - 3 (2 полных) рабочих дня (с момента получения Заявки);

по заявке с грифом «обычно» - 10(5) рабочих дней.

.3. Руководителем Юридического департамента, по согласованию с Руководством, может быть установлен иной срок подготовки договора в зависимости от его сложности, необходимости получения дополнительной информации и по другим основаниям.

Рассмотрим третий этап алгоритма - Порядок согласования проекта договора:

3.1. Согласование проекта договора, подготовленного Юридическим департаментом или представленного контрагентом, производится путем проставления уполномоченными должностными лицами своих подписей (виз) в Листе согласования.

3.2. Список согласующих лиц определяется в соответствии с пунктом 6, указанным выше, и указывается в Листе согласования.

3.3. При несогласии с положениями договора должностное лицо, осуществляющее согласование документа, отражает соответствующие замечания в виде приложения к Листу согласования.

.4. Замечания по проекту договора должны быть точными, конструктивными, и оформлены в виде редакции (изменения, дополнения, исключения) соответствующего пункта проекта договора. Каждое подразделение концентрирует замечания в пределах своей компетенции. Подразделение несет ответственность за правильность вносимых изменений .

3.5. ООБ осуществляет контроль за соблюдением сроков согласования, собирает визы должностных лиц, указанных в Листе согласования. Передает проект договора вместе с замечаниями в Юридический департамент для анализа и внесения согласованных изменений в договор.

3.6. Переговоры с контрагентом по согласованию изменений в договоре проводит Инициатор, при необходимости привлекая Юридический департамент и подразделения, к чьей компетенции относятся разногласия с контрагентом.

.7. Юридический департамент формирует окончательную редакцию договора с учетом всех замечаний.

.8. Измененный договор вместе с первоначальным вариантом и замечаниями передается через ООБ на визирование руководителю Управления проектами (или его заместителю).

.9. Согласование приложений, прайс-листов, протоколов, смет, технической документации, дополнительных соглашений к договору осуществляется в порядке взаимодействия должностных лиц, визировавших проект договора. Инициатор предоставляет указанные документы и согласовывает их с должностными лицами, руководителем подразделения и Управлением проектами (при необходимости).

.10. В случае отсутствия должностного лица, указанного в Листе согласования, визирование осуществляется лицом, заменяющим его по специальному распоряжению или руководителем подразделения .

3.11. Допускается согласование с использованием автоматизированной системы «Мотив» (электронное согласование).

.12. При согласовании проекта Договора, созданного на основании типового договора, вводится упрощенный порядок согласования, включающий рассмотрение проекта бухгалтерией и руководителем проекта. В случае внесения в типовой договор существенных изменений согласование осуществляется в обычном порядке.

Рассмотрим четвертый этап алгоритма - Сроки согласования.

.1. Срок согласования по договору с грифом «срочно» - 1 рабочий день на все согласования; по договору с грифом «обычно» - не более 1 рабочего дня на каждое согласующее лицо. При согласовании договора с должностными лицами, постоянно или временно находящимися вне головного офиса, руководителем подразделения, инициирующего договор, может быть утвержден дополнительный срок согласования.

4.2. Согласование с грифом «срочно» осуществляется по проектам договоров с грифом «срочно» либо по служебной записке Инициатора, подписанной руководителем подразделения и руководителем ООБ. На Листе согласования сотрудником ООБ делается отметка «срочно», и копии Листа согласования с копиями проекта договора передаются согласующим лицам одновременно.

4.3. Контроль за соблюдением нормативных сроков согласования договора возлагается на ООБ. Контроль ведется в соответствии с карточкой контроля за документом и Листом согласования.